Créer et gérer un formulaire

🪄 En un clin d’œil

Pour créer un formulaire dans Sites Conformes :

• vérifiez que votre besoin correspond bien à un formulaire simple ;
• ouvrez l’administration de votre site ;
• dans le menu latéral, cliquez sur Pages ;
• placez-vous à l’endroit où le formulaire doit être créé ;
• cliquez sur Ajouter une sous-page ;
• choisissez le type Page de formulaire ;
• renseignez le titre et les contenus de présentation ;
• ajoutez les champs du formulaire ;
• configurez les paramètres d’envoi et de notification ;
• activez la réduction des spams avec le honeypot dans l’onglet Promotion ;
• complétez les informations de référencement et de partage dans l’onglet Promotion, si nécessaire ;
• vérifiez le rendu avec l’aperçu en temps réel ;
• enregistrez, soumettez à validation ou publiez selon vos droits ;
• testez le formulaire sur le site public.

🔎 En détails

Avant de commencer

Avant de créer un formulaire, identifiez :

• l’objectif du formulaire ;
• les informations que vous devez collecter ;
• les informations qui sont réellement nécessaires ;
• la personne ou l’adresse e-mail qui doit recevoir les notifications ;
• le message à afficher après l’envoi du formulaire ;
• la durée pendant laquelle les réponses devront être consultées ou traitées ;
• les éventuelles contraintes juridiques ou organisationnelles liées aux données collectées.

Un formulaire doit rester aussi simple que possible.

Évitez de demander des informations qui ne sont pas nécessaires au traitement de la demande.

Si votre besoin dépasse un formulaire simple, n’utilisez pas une page formulaire Sites Conformes par défaut.

Par exemple, orientez-vous plutôt vers un outil dédié si vous avez besoin :

• de gérer une démarche administrative complète ;
• de permettre le dépôt de pièces jointes ;
• de créer un parcours conditionnel selon les réponses ;
• de suivre l’état d’un dossier ;
• de traiter ou qualifier fortement les réponses ;
• de mettre en place un processus d’instruction.

Dans ces cas, (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarches Numériques ou (Ouvre une nouvelle fenêtre) Grist seront généralement plus adaptés.

Étape 1 — Accéder à l’arborescence des pages

Connectez-vous à l’administration de votre site Sites Conformes.

Dans le menu latéral, cliquez sur Pages.

Vous accédez à l’arborescence du site.

Identifiez l’endroit où le formulaire doit être créé.

Par exemple, un formulaire de contact peut être créé sous la page d’accueil ou sous une rubrique dédiée.

Étape 3 — Renseigner les informations principales de la page

Comme pour une page classique, renseignez les informations principales du formulaire.

Vous pouvez notamment compléter :

• le titre de la page ;
• le texte d’introduction.

Le texte d’introduction doit expliquer clairement à quoi sert le formulaire et ce qui se passera après son envoi.

Par exemple : “Ce formulaire vous permet de contacter l’équipe. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais.”

Étape 4 — Ajouter les champs du formulaire

Ajoutez les champs nécessaires à la collecte des informations.

Selon les options disponibles, vous pouvez notamment ajouter :

• un champ de texte court ;
• une zone de texte long ;
• un champ d’adresse e-mail ;
• un champ nombre ;
• un champ URL ;
• une case à cocher ;
• des cases multiples à cocher ;
• une liste déroulante ;
• des boutons radio ;
• un champ date ;
• un champ caché.

Pour chaque champ, renseignez un libellé clair.

Le libellé, et éventuellement le texte d'aide, doivent permettre à l’utilisateur de comprendre précisément l’information attendue.

Par exemple, préférez “Votre adresse e-mail professionnelle” à “E-mail” si cette précision est importante.

Étape 5 — Définir les champs obligatoires

Pour chaque champ, indiquez s’il doit être obligatoire ou non, en (dé)cochant la case "requis".

Un champ obligatoire doit être réservé aux informations indispensables au traitement de la demande.

Évitez de rendre obligatoire une information secondaire.

Plus un formulaire est long ou contraignant, plus il risque d’être abandonné avant validation.

🚩 Attention à ne pas laisser un champ caché comme "requis", cela risque d'empêcher vos usagers de soumettre le formulaire.

Étape 6 — Configurer les options de choix

Si vous ajoutez une liste déroulante, des boutons radio ou des cases à cocher multiples, renseignez les choix proposés.

Vérifiez que les options sont :

• compréhensibles ;
• distinctes les unes des autres ;
• suffisamment courtes ;
• cohérentes avec la question posée.

Utilisez plutôt :

• des boutons radio lorsque l’utilisateur doit choisir une seule réponse parmi quelques options ;
• une liste déroulante lorsque les options sont plus nombreuses ;
• des cases à cocher multiples lorsque plusieurs réponses peuvent être sélectionnées.

Étape 7 — Configurer les notifications

Selon la configuration de votre formulaire, une notification peut être envoyée par e-mail pour vous avertir à chaque nouvelle soumission.

Renseignez les adresses e-mail expéditeur et destinataires si vous souhaitez activer cette option.

L’adresse destinataire doit correspondre à une boîte suivie régulièrement.

Vous pouvez également renseigner l’objet du message de notification.

Avant de publier le formulaire, vérifiez que la notification arrive bien à la bonne adresse.

Étape 8 — Configurer le message après envoi

Configurez le message affiché sur le site après l’envoi du formulaire : le texte de remerciement.

Ce message doit confirmer à l’utilisateur que sa demande a bien été transmise.

Il peut aussi préciser :

• les prochaines étapes ;
• le délai indicatif de réponse ;
• l’adresse de contact à utiliser en cas de besoin ;
• les informations complémentaires utiles.

Par exemple : “Votre demande a bien été envoyée. L’équipe prendra contact avec vous prochainement.”

Étape 9 — Activer la réduction des spams avec le honeypot

Ouvrez l’onglet Promotion de la page formulaire.

Repérez l’option Réduction des spams - Honeypot enabled.

Cochez cette case pour activer le mécanisme de réduction des spams.

Le honeypot permet de limiter certaines soumissions automatisées. Il repose sur un mécanisme invisible pour les visiteurs, mais susceptible de piéger certains robots qui remplissent automatiquement les formulaires.

Cette option est particulièrement recommandée si votre formulaire est public.

Étape 10 — Compléter les informations de référencement et de partage

Dans l’onglet Promotion, vous pouvez également configurer certaines informations utilisées pour l’URL, le référencement et le partage de la page.

Vous pouvez notamment renseigner :

• le slug ;
• la balise titre ;
• la méta description ;
• l’image d’aperçu pour les partages par lien.

Ces informations sont particulièrement utiles si le formulaire doit être partagé directement par lien.

Étape 11 — Prévisualiser le formulaire

Utilisez l’aperçu en temps réel pour vérifier le rendu du formulaire.

Vérifiez notamment :

• que le titre est clair ;
• que le texte d’introduction est compréhensible ;
• que les champs s’affichent dans le bon ordre ;
• que les libellés sont explicites ;
• que les champs obligatoires sont bien identifiables ;
• que les options de réponse sont cohérentes ;
• que le message après envoi est adapté.

Étape 12 — Enregistrer ou publier le formulaire

Une fois le formulaire configuré, enregistrez ou publiez la page selon vos droits.

Selon la configuration de votre site, plusieurs actions peuvent être disponibles, par exemple :

• enregistrer en brouillon ;
• soumettre à validation ;
• publier directement.

L’enregistrement permet de conserver votre travail sans nécessairement rendre le formulaire visible sur le site public.

Étape 13 — Tester le formulaire sur le site public

Après publication, ouvrez le formulaire sur le site public.

Remplissez-le avec une soumission de test.

Vérifiez notamment :

• que le formulaire s’affiche correctement ;
• que les champs obligatoires fonctionnent ;
• que les formats attendus sont bien contrôlés, par exemple pour une adresse e-mail ou une URL ;
• que le message après envoi s’affiche correctement ;
• que la notification e-mail est bien reçue, si elle est configurée ;
• que la réponse est bien consultable dans l’administration du site.

Étape 14 — Consulter les réponses

Les réponses au formulaire peuvent être consultées depuis l’administration du site.

Vous pouvez y accéder en ouvrant le menu latéral et en cliquant sur Formulaires.

Vérifiez régulièrement les réponses reçues, surtout si aucune notification e-mail n’a été configurée.

Vous pouvez exporter les réponses au format xlsx ou csv en cliquant sur le formulaire concerné, puis sur “...”.

Modifier ou dépublier un formulaire

Vous pouvez modifier un formulaire existant en ouvrant sa page depuis l’arborescence.

Vous pouvez notamment :

• modifier le texte de présentation ;
• ajouter, modifier ou retirer des champs ;
• modifier les options de notification ;
• modifier le message après envoi ;
• dépublier le formulaire s’il ne doit plus être accessible.

Avant de modifier un formulaire déjà publié, vérifiez si des réponses ont déjà été collectées.

Modifier les champs peut avoir un impact sur la manière dont les nouvelles réponses seront structurées.

📋 Points d’attention

Réserver les formulaires Sites Conformes aux cas simples

Les pages formulaires sont conçues pour des cas d’usage simples : contact, demande d’information, inscription simple, prise de contact.
Elles ne sont pas adaptées à des démarches complexes, à des parcours conditionnels avancés ou à la gestion de pièces jointes.
Pour ces besoins, utilisez plutôt un outil dédié comme (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarches Numériques ou (Ouvre une nouvelle fenêtre) Grist.

Limiter les informations demandées

Ne demandez que les informations nécessaires au traitement de la demande.
Un formulaire trop long ou trop intrusif peut décourager les utilisateurs.

Rédiger des libellés explicites

Chaque champ doit avoir un libellé clair, et éventuellement un texte d’aide.
L’utilisateur doit comprendre ce qu’il doit renseigner sans avoir besoin d’explication supplémentaire.

Activer le honeypot pour réduire les spams

Pour réduire les soumissions indésirables, activez l’option Réduction des spams - Honeypot enabled dans l’onglet Promotion du formulaire.

Vérifier les champs obligatoires

Tous les champs ne doivent pas nécessairement être obligatoires.
Réservez les champs obligatoires aux informations indispensables.
Si vous utilisez un "champ caché", il ne doit surtout pas être obligatoire.

Vérifier la destination des notifications

Si une notification est envoyée par e-mail, vérifiez que l’adresse renseignée est correcte et suivie régulièrement.
Un formulaire peut recevoir des réponses sans que personne ne les traite si la notification est mal configurée.

Tester le formulaire avant diffusion

Avant de partager un formulaire, effectuez toujours une soumission de test.
Vérifiez à la fois le parcours utilisateur, le message de confirmation, la réception de la notification et la présence de la réponse dans le back-office.

Être vigilant sur les données personnelles

Si le formulaire collecte des données personnelles, vérifiez que vous disposez bien des informations nécessaires sur leur traitement.
Selon le contexte, il peut être utile de préciser pourquoi les informations sont demandées et comment elles seront utilisées.

Dépublier les formulaires obsolètes

Lorsqu’un formulaire n’est plus utile, pensez à le dépublier ou à le retirer des menus.
Cela évite de collecter des réponses qui ne seront plus traitées.

🚩 Erreurs fréquentes

• Utiliser une page formulaire pour un cas d’usage trop complexe.
• Créer un formulaire sans expliquer clairement à quoi il sert.
• Demander trop d’informations.
• Utiliser des libellés vagues ou ambigus.
• Rendre trop de champs obligatoires.
• Indiquer un champ caché comme obligatoire.
• Oublier d’activer l’option "Réduction des spams - Honeypot enabled".
• Oublier de configurer l’adresse de notification.
• Configurer une adresse de notification qui n’est pas suivie.
• Publier le formulaire sans effectuer de test.
• Oublier de vérifier que les réponses sont bien consultables dans le back-office.
• Modifier les champs d’un formulaire déjà publié sans vérifier l’impact sur les réponses.
• Laisser accessible un formulaire qui n’est plus traité.